Diseño de un Producto Software:
La Alcaldía del Municipio de Medellín, está interesada en implementar políticas de administración pública que le permitan cumplir más eficientemente con su función social, lo cual implica hacer un uso racional de los recursos, especialmente aquellos destinados a la inversión con el fin de que tengan un impacto mayor en la comunidad. Con este propósito, la Alcaldía Municipal decidió abrir un proceso de licitación para contratar a un equipo de Ingenieros de Sistemas, para la automatización del Banco de Programas y Proyectos de Inversión Municipal, con el fin de poder consultar las necesidades prioritarias de la comunidad y además contar con una herramienta que registre, almacene, procese y entregue la información sobre los proyectos que formule la comunidad. El Banco de Proyectos, además será el instrumento para que las diferentes administraciones elaboren sus planes de desarrollo, definan sus prioridades de gobierno, programen sus planes de inversión, determinen los proyectos a ejecutar, y gestionen recursos de cofinanciación, entre otros.
Un resumen muy breve de los requerimientos de información identificados hasta el momento por los ingenieros miembros del equipo de trabajo de la Oficina de Planeación de la Alcaldía, son los que aparecen a continuación:
El Banco de Programas y Proyectos requiere guardar información de los programas y proyectos de inversión a cargo de la administración municipal. Esta información se usará para la estructuración de los distintos Planes de Desarrollo de los diferentes gobiernos, para los cuales se requiere llevar un registro histórico. El Plan de Desarrollo tiene unos elementos estructurantes para efectos de definir las inversiones que debe realizar cada gobierno, los cuales están conformados por prioridades y programas; además, la inversión siempre se hace con referencia a un sector específico (Salud, Educación, Cultura, etc.).
Las Prioridades del Plan están conformadas por programas y para cada una se definen sus estrategias y metas, las cuales requieren ser guardadas por cada Plan de Desarrollo. Cada proyecto se compone de un código, el cual es asignado automáticamente al momento del registro, un nombre, el valor solicitado por el proponente del proyecto, una breve descripción del mismo, la justificación , los objetivos que persigue y el lugar o dirección donde se llevará a cabo, el cual no necesariamente tiene que ser identificado. Cada proyecto debe ser formulado por uno y solo un proponente, el cual puede ser una persona natural o una persona jurídica, como por ejemplo una Junta de Acción Comuna. En cualquier caso, se debe guardar la información de identificación y domicilio de proponente. Cada proponente puede formular y registrar mas de un proyecto.
Para que un proyecto pueda ser considerado en un Plan de Desarrollo, debe registrarse primero en el Banco. Se requiere por tanto la fecha de registro del proyecto. Además, os analistas de proyectos del banco elaboran el estudio de viabilidad correspondiente y hacen la asignación del puntaje correspondiente. Se requiere guardar información sobre ese puntaje por cada proyecto. En cada gobierno, a través de los puntajes previamente asignados, se determina si el proyecto es aprobado o no. Si el proyecto es aprobado, implica que puede ser incorporado para efectos de ejecución en el Plan de Desarrollo Correspondiente; sino, el proyecto deberá quedar en cola de espera en el Banco para una nueva revisión (lo cual puede implicar una nueva asignación de puntaje (El que un proyecto sea aprobado, no necesariamente implica que los recursos que se le asignen sean los mismos que fueron solicitados por el proponente. La administración puede considerar de manera discrecional la asignación de una mayor o menor cantidad de recursos monetarios.
Debe tenerse en cuenta que los proyectos, dependiendo de su complejidad y de la magnitud de los recursos que requieren, puede tener varios niveles de elaboración en su formulación (idea, perfil prefactibilidad, factibilidad, diseños definidos). Además, cada proyecto debe acogerse para efectos de la formulación a las directrices de la Metodología BPIN que corresponda, de las que han sido definidas por el Departamento Nacional de Planeación –DNP-. Existe una metodología para cada tipo de proyecto (Metodologías para: Proyectos de puestos de salud, Proyectos de Establecimientos Educativos, Proyectos Menores, Proyectos de Construcción de Centros Carcelarios, Proyectos de Construcción de Acueductos, etc.)
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